Werden Beschäftigte infolge Krankheit an der Arbeitsleistung verhindert, ohne dass sie ein Verschulden trifft, so haben sie Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit (AU) bis zur Dauer von sechs Wochen.
Die Arbeitsunfähigkeit musste früher durch eine ärztliche Bescheinigung auf einem einheitlichen Formular (gelber Schein) erbracht werden. Die Diagnose war auf dem Formular nicht aufgeführt, jedoch war durch den auf dem Formular aufgebrachten Arztstempel ggf. zu erkennen, um welche Art der Erkrankung es sich handelte.
Seit Anfang Januar 2023 übermitteln Arztpraxen und Krankenhäuser elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen. Arbeitgeber sind seitdem verpflichtet, die AU-Daten der gesetzlich versicherten Beschäftigten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen. Die Krankenkasse darf dabei weder Diagnosedaten noch die ausstellende Ärztin bekanntgeben, hat aber mitzuteilen, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt.
Für Arbeitgeber stellt sich immer dann, wenn Beschäftigte länger erkranken, die Frage, ob der jeweilige Arbeitnehmer weiterhin einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. In der Regel wird nur in den ersten sechs Wochen einer Erkrankung der Lohn weitergezahlt. Anschließend zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Ist der Arbeitnehmer hintereinander an der gleichen Krankheit erkrankt, läuft nicht bei jeder Erkrankung wieder die Sechs-Wochen-Lohnfortzahlung erneut. Die Zeiten der „fortgesetzten“ Erkrankungen werden addiert.
Damit der Arbeitgeber beurteilen kann, ob eine solche „Fortsetzungserkrankung“ vorliegt, ist unter Umständen die Mitteilung von Gesundheitsdaten erforderlich. Da diese Informationen jedoch besonders sensibel sind, sieht das KDG für deren Verarbeitung strenge Regelungen vor.
Arbeitgeber, die im Zusammenhang mit der Entgeltfortzahlung ggf. berechtigt sind, bestimmte Gesundheitsdaten zu verarbeiten dürfen dies nur dann, wenn die Verarbeitung erforderlich ist und keine milderen Alternativen bestehen.
Danach darf die Anfrage des Arbeitgebers nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor,
- in den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung vor,
- die kumulierten AU-Zeiten (in den letzten zwölf Monaten) aller potenziellen Vorerkrankungen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit müssen mindestens 30 Tage ergeben.
Liegen diese Voraussetzungen vor, ergibt sich die Erforderlichkeit aus der gesetzlichen Verpflichtung von Arbeitgebern zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall § 3 EFZG. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung dieser besonderen Kategorie personenbezogener Daten sind dann § 53 KDG i. V. m. § 11 lit. b). KDG.
Eine pauschale Erhebung von Diagnosen oder die Abfrage nach chronischen Vorerkrankungen außerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums ist aber generell unzulässig. Besonders sensible Gesundheitsdaten müssen zudem sicher verwahrt, frühzeitig gelöscht und dürfen nicht beliebig weitergegeben werden. Datenschutz gilt auch im Krankheitsfall – und schützt damit die Gesundheitsdaten der Beschäftigten gegenüber Arbeitgeber.
Weitere Quellen und Informationen:
- BAG 18.01.2023 – 5 AZR 93/22
- Gesundheitsdaten von Beschäftigten: Das dürfen Arbeitgeber*innen tun und wissen | LDI - Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
- Mitteilung über den Krankenstand kann teuer werden