Die meisten Landesschulgesetze sowie auch die Schulordnungen der Freien und Kirchlichen Schulen verpflichten diese einen Schulelternrat einzurichten. Aufgabe dieses Gremiums soll die Mitwirkungsmöglichkeit der Erziehungsberechtigten an der Gestaltung des Schullebens sein. In der Regel bestimmen die Erziehungsberechtigten einer Klasse einen Klassenelternvertreter. Die Klassenelternvertreter aller Klassen einer Schule bilden dann den Schulelternrat.
Der Schulelternrat ist somit keine private Organisation oder ein Verein, sondern datenschutzrechtlich gesehen ein Teil der verantwortlichen Schule. Somit muss auch die Verarbeitung personenbezogener Daten der Betroffenen (Schüler, Eltern, Lehrkräfte) innerhalb des Beirats, mit den Erziehungsberechtigen und mit der Schulleitung nach den Maßgaben der Datenschutzgesetze (KDG, DS-GVO) erfolgen.
Dies bedeutet für den Schulelternrat:
- Alle personenbezogenen Daten, die dem Elternbeirat im Rahmen seiner Tätigkeit zugänglich gemacht werden, dürfen nur für diese Arbeit verwendet werden.
- Die zugänglichen personenbezogenen Daten müssen vor unbefugtem Zugang oder Zugriff geschützt werden.
- Sobald die Daten nicht mehr gebraucht werden, sind diese zu löschen.
Die Arbeit im Elternbeirat erfordert aber auch einen regelmäßigen Austausch untereinander, mit den Eltern und mit den Lehrkräften. So teilt z.B. der Elternbeirat über die Klassenvertreter den Eltern die Entscheidungen mit, die dieser getroffen hat.
Doch wie kann diese Kommunikation datenschutzgerecht stattfinden?
Die Nutzung von Messengern bietet sich als schnelle und einfache Lösung an, doch müssen dabei auch die Anforderungen, die sich aus dem Datenschutz ergeben, erfüllt werden. Dazu gehören u. a.:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Nachrichten und verschlüsselte Speicherung auf dem Endgerät und Servers des Anbieters.
- Eine Nutzung sollte ohne Mobilfunknummer möglich sein.
- Die gespeicherten Kontakte (Adressbuch) auf dem Endgerät dürfen nicht ausgelesen werden.
- Nachrichten, Dateien und Kontakte müssen gelöscht werden können.
- Die Nutzerdaten dürfen nicht für Werbezwecke genutzt und auch nicht an andere Unternehmen weitergegeben werden.
Eine gute und datenschutzfreundliche Alternative kann auch die Nutzung einer datenschutzkonformen Schul-App sein. Schul-Apps haben gegenüber allgemeinen Messenger-Diensten den Vorteil, dass sich diese vom Verantwortlichen administrieren und verwalten lassen. So können einzelne Chat-Gruppen (Elternvertreter, Klassengruppen, Lehrer-Eltern) zur Kommunikation mit- oder untereinander voreingestellt werden. Eine Nutzung ist oft auch ohne Mobilfunknummer und Geräteübergreifend möglich. Das Handling mit Dokumenten, die oft personenbezogene Daten enthalten, ist benutzerfreundlicher. Zudem kann eine Schul-App auch die E-Mailkommunikation ersetzen.
Schlussendlich ist aber auch von allen Beteiligten zu beachten, dass Eltern Messenger und Apps freiwillig nutzen können. Eine gesetzliche Verpflichtung besteht derzeitig nicht. Eltern, die dies nicht möchten, muss ein alternativer Kommunikationsweg ohne Nachteile eingeräumt werden.