Es wird mal wieder Zeit in die Tiefen des Ablage-Archivs zu schauen, um zum einen auszumisten und zum anderen Platz für neue Datenablagen zu schaffen. Mittlerweile dürfte den meisten bekannt sein, dass personenbezogene Daten nach den Datenschutzgesetzen nicht auf ewig aufbewahrt werden dürfen. Hier wurde absichtlich das Wort „aufbewahrt“ und nicht nur „gespeichert“ erwähnt. Denn es gibt bestimmt immer noch Unterlagen, die in nicht elektronischer Form vorgehalten werden.

Dabei gilt es zu unterscheiden, um welche Daten es sich handelt und welche rechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten. Ohne rechtliche Grundlage für eine Aufbewahrung, sind Einrichtungen und Betriebe zur Löschung personenbezogener Daten gesetzlich verpflichtet (§ 19 KDG, § 21 DSG-EKD, Art. 17 DS-GVO, u. ä.). Aber Vorsicht, denn auch falls es sich um personenbezogene Daten handelt, dürfen diese nicht zu schnell vernichtet werden.

Nachfolgend ein Beispiel zur Berechnung einer Frist zum “Ausmisten“:
Beginn der Frist ist das Ende des Kalenderjahres (31.12.JJJJ) der letzten Eintragung/Änderung bzw. der letzten steuerrelevanten Buchung, plus 1 Tag und zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Vorhaltefrist. Ein abrechnungsrelevanter Beleg der beispielsweise im Sommer 2011 gebucht wurde, für den ergibt sich folgender frühestmöglicher Entsorgungstermin.

Beleg gebucht 2011 = Ende Kalenderjahr 31.12.2011 + 1 Tag = 01.01.2012 + 10 Jahre
Eine Belegvernichtung wäre mithin frühestens im Januar 2022 möglich.

Es gibt aber auch Dokumente und Belege, die nicht abrechnungs-/steuerrelevant sind. Auch für diese Dokumente und Unterlagen gibt es Löschfristen sowie auch gesetzliche oder zweckentsprechende Aufbewahrungsfristen. Der Gesetzgeber hat dabei unmissverständlich klargestellt, dass personenbezogene Daten, die zur Erfüllung des Zwecks oder der rechtlichen Verpflichtung nicht mehr erforderlich sind, zeitnah zu vernichten sind.

Ein Beispiel aus der Praxis, welches u.a. bei Datenschutzüberprüfungen auffällig ist, ist die Aufbewahrung von Bewerberdaten, welche u.a. als sensible persönliche Daten einzustufen sind. Oftmals werden solche Daten intern per E-Mail oder in Form von Kopien untereinander weitergegeben.
Kommt es nach Abschluss eines Auswahlverfahrens nicht zu einem anschließenden Vertragsverhältnis, so sind alle persönlichen Daten spätestens nach 6 Monaten vollständig aus allen Ablagen (u.a. auch Kopien u. aus „Gesendete Elemente“) ordnungsgemäß zu vernichten. Daher ist anzuraten die Löschung zeitnah zum Fristende auszuführen, um nicht Gefahr zu laufen, dass ein Betroffener einen Ankunftsanspruch geltend macht und die Daten dann noch vorhanden sind, was dazu führen kann, dass dieser bei einer Datenschutzaufsicht eine Beschwerde erhebt.

 REISSWOLF, Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen 2022