Wer heute an das Fax (Telefax) denkt, tut dies oft mit einem Hauch von Nostalgie. Manche Kinder wissen gar nicht mehr, wie ein Faxgerät aussieht. Aber das Fax ist lebendiger als man denkt: Bedeutung gewinnt die Möglichkeit der Telefaxübermittlung immer gerade dann, wenn andere Kommunikationsmittel, z. B. IT-Systeme des Absenders oder des Empfängers gerade nicht einsatzfähig sind. Das Telefax bietet in diesen Fällen die Möglichkeit schnell schriftlich zu kommunizieren.

Darauf das der Versand personenbezogener Daten per Fax mit erheblichen Risiken behaftet ist, was die Vertraulichkeit betrifft, weisen die Datenschutz-Aufsichtsbehörden schon seit längerem hin. Aber gerade die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie relevant das Thema Fax, z. B. bei Meldungen an Gesundheitsämter und Behörden, noch immer ist.

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz hat vor diesem Hintergrund ein sowohl hinsichtlich der Methodik als auch hinsichtlich der technischen Gegebenheiten aktualisiertes Arbeitspapier bereitgestellt. Das Dokument bietet Bausteine einer Risikoanalyse und zeigt risikomindernde Maßnahmen auf, die bei der Kommunikation mittels Fax zu beachten sind.

Dargestellt wird, was Absender und Empfänger tun können, um die Kommunikation per Telefax so datenschutzkonform wie möglich zu gestalten. Es beschreibt die für den Faxversand sowie die für den Faxempfang typische Risikoszenarien und gibt konkrete Abhilfemaßnahmen vor. Im Arbeitspapier wird zudem erläutert, wie Verantwortliche ihren Rechenschaftspflichten nachkommen können.

Das Faxen ist mithin nicht per se unzulässig.
 

 Link zum Arbeitspapier als PDF beim BayLfD

Weitere Informationen:

• KDSA Tätigkeitsbericht 2020, 7.1 Das Telefax vs. die E-Mail
• KDSA Tätigkeitsbericht 2019, 7.4 Faxen im IP-Netz